PRAXISBERICHT
Von Taxdoo zu AccountOne: fünf Vertriebskanäle automatisiert
Ein kurzfristig notwendiger Systemwechsel muss nicht zu mehr manueller Arbeit führen. In diesem Projekt habe ich AccountOne als neue Datendrehscheibe eingeführt und die Automatisierung der Vertriebskanäle und Zahlungsdaten während des laufenden Betriebs erweitert.
Die Ausgangslage
Als Accounting Managerin bei einem wachsenden Multichannel-Unternehmen war ich für die buchhalterischen Prozesse verschiedener Shops, Marktplätze und Zahlungsdienstleister verantwortlich.
Drei Vertriebskanäle wurden bereits automatisiert verarbeitet. Zwei weitere Kanäle sowie Teile der Zahlungsdienstleister-Daten erforderten noch manuelle Arbeit. Dadurch stiegen der Abstimmungsaufwand und die Zahl der notwendigen Korrekturen im Monatsabschluss.
Als die bisher genutzten Umsatzsteuer- und Compliance-Leistungen nicht mehr in der bisherigen Form zur Verfügung standen, musste während des laufenden Betriebs eine neue Lösung aufgebaut werden.
Mein Vorgehen
Statt die bisherige Lösung unverändert nachzubauen, habe ich AccountOne als zentrale Datendrehscheibe eingeführt und die Implementierung federführend begleitet.
- Die drei bereits automatisierten Vertriebskanäle wurden in die neue Struktur überführt.
- Zwei weitere Vertriebskanäle wurden zusätzlich automatisiert angebunden.
- Zahlungsdienstleister-Daten wurden in die Datenaufbereitung einbezogen.
- Die Kostenstellenzuordnung wurde direkt im Export berücksichtigt.
- Für Länder mit lokalen Umsatzsteuerpflichten wurden zuvor abgestimmte länderspezifische Konten hinterlegt.
- Die Abstimmung mit AccountOne und die Einführung innerhalb des Accounting-Teams wurden zentral koordiniert.
- Buchungslogiken, Kontenzuordnungen und Exportabläufe wurden dokumentiert.
Zwei weitere Plattformen blieben aufgrund des festgelegten Projektzeitraums außerhalb des Umsetzungsumfangs. Damit bleibt klar, welche Teile im Projekt umgesetzt wurden und welche nicht mehr abgeschlossen werden konnten.
Das Ergebnis
- Fünf statt zuvor drei automatisierte Vertriebskanäle
- Zusätzliche Einbindung von Zahlungsdienstleister-Daten
- Direkte Kostenstellenzuordnung innerhalb des Exports
- Länderspezifische Konten für die weitere Bearbeitung durch die zuständigen Steuerberater
- Dokumentierte Buchungs- und Exportabläufe
- Einführung der neuen Struktur während des laufenden Betriebs
Die neue Struktur wurde während des laufenden Monatsabschlussprozesses eingeführt.
Meine Rolle bei der Einführung
Ich habe mich eigenständig in AccountOne eingearbeitet, die Abstimmung mit dem Anbieter koordiniert und die Einführung innerhalb des Accounting-Teams federführend begleitet.
„Besonders hervorzuheben ist ihre aktive Mitwirkung bei der Einführung von AccountOne: Sie koordinierte den Austausch mit dem Anbieter und begleitete die erfolgreiche Implementierung federführend.“
Was sich aus dem Projekt übertragen lässt
Das Projekt zeigt, dass ein notwendiger Systemwechsel auch genutzt werden kann, um bestehende Prozesse neu zu strukturieren. Entscheidend sind klar definierte Buchungslogiken, abgestimmte Konten, nachvollziehbare Exporte und eine enge Abstimmung zwischen Accounting, Softwareanbieter und Steuerkanzlei.
Eine neue Software allein löst bestehende Abstimmungsprobleme nicht. Erst die saubere Einrichtung und die laufende Kontrolle der Daten sorgen dafür, dass die automatisierten Abläufe im Tagesgeschäft funktionieren.
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Dieser Beitrag beschreibt persönliche Projekterfahrung und stellt keine steuerliche Beratung dar. Unternehmens-, Produkt- und Projektdetails wurden zur Wahrung der Vertraulichkeit anonymisiert.